1.确定宴请对象、规格和范围
其依据是宴请的性质、目的、主宾人的身份、国际惯例及经费等。
2.确定宴请的时间、地点
宴请的时间应对主、客双方都合适。驻外机构举行较大规模的活动，应与驻在国主管部门商定时间。注意不要选择对方的重大节日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。宴请的地点可分为两种情况：如是官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行；其余单位宴请则按活动性质、规模大小、形式等实际可能而定。
3.邀请
宴会邀请一般均发请柬，亦有手写短笺、电话邀请。邀请不论以何种形式发出，均应真心实意、热情真挚。
请柬内容包括活动时间及地点、形式、主人姓名。行文不用标点符号，其中人名、单位名、节日和活动名称都应采用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名（其姓名写在请柬信封上），主姓名放在落款处。请柬格式与行文方面，中外文本的差异较大，注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可手写，手写字迹要美观、清晰。
请柬信封上被邀请人的姓名、职务要书写准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬，我国而如遇需凭请柬入场的场合则每人一张。正式宴会，最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角注上席次号。请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以便调整席位。
请柬一般提前一周至二周发出。已经口头约妥的活动，仍应补送请柬，在请柬右上方或下方注上“To remind”（备忘）字样。需安排座位的宴请活动，应要求被邀者答复能否出席。请柬上一般注上R.S.V.P.（请答复）法文缩写字样，并注明联系电话，也可用电话询问能否出席。
下面介绍几种请柬格式：
（1）正式宴会请柬
例一：
为欢迎×××州长率领的美国×××州友好代表团访问杭州谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××饭店××阁举行酒会
敬请光临
R.S.V.P
浙江省人民政府
例二：
为××××先生谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××宾馆××楼举行宴会
敬请光临
××××公司
总经理××
（2）普通请束
谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××饭店举行宴会
敬请光临
敬请回复 ×××
电话：××××××× （主人姓名）
（3）英文请柬例一：
邀请参加活动的正式请柬
On the occasion of the 45th anniversary of
the founding of the People’s Republic of China
Zhejiang Provincial People’s Government
requests the pleasure of your company
at a National Day reception
on 29th September（Thursday），1994
at 6：00p.m.
In the Banquet Hall，Villa 1
XiZi Guest Hotel
R.S.V.P. Tel：×××××××
Dress：Formal
注：左下角“R.S.V.P.”表示请回复，右下角为联系电话，“Dress：Formal”表示请着礼服。
为庆祝中华人民共和国成立四十五周年谨订于一九九四年九月二十九日（星期四）晚六时在西子宾馆一号楼宴会厅举行国庆招待会
敬请光临
浙江省人民政府
例二：邀请参加活动的非正式请柬
Mr. Zhong Fei
requests the pleasure of the company of
miss Li Ling
at a tea party
in the Staff Restaurant of
The Hangzhou University
on Monday，September 21th，1995
from20：00 to 21：00
钟飞先生定于一九九五年九月二十一日（星期四）晚8时至9时在杭州大学教工餐厅举行茶会
敬请光临
李铃小姐
4.订菜
宴请的菜谱根据宴请规格，在规定的预算标准内安排。选菜不应以主人的喜好为标准，主要考虑主宾的口味喜好与禁忌。菜的荤素、营养、时令与传统菜及菜点与酒品饮料的搭配要力求适当、合理。不少外宾并不喜欢我国的山珍海味。地方上宜以地方食品招待，用本地名酒。菜单经主管负责人同意后，即可印制，菜单一桌备二至三份，至少一份。
5.席位安排
总的原则，既要按礼宾次序原则作安排，又要有灵活性，使席位安排有利于增进友谊和席间的交谈方便。
正式宴会一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左近。桌数较多时，要摆桌次牌。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。外国习惯，男女掺插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。我国习惯按各人本身的职务排列，以便于谈话，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主宾坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。礼宾顺序并不是排席位的唯一依据，尤其是多边活动，更要考虑到客人之间的政治关系，政见分歧大，两国关系紧张的要尽量避免安排在一起。此外还要适当照顾到各种实际情况。席位排妥后要着手写座位卡。我方举行的宴会，中文写在上面，外文写在下面。
6.现场布置
宴会厅和休息厅的布置，取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置，应该严肃、庄重、大方，不宜用霓虹灯作装饰，可用少量鲜花（以短茎为佳）、盆景、刻花作点缀。如配有乐队演奏席间乐，乐队不要离得太近，乐声宜轻。最好能安排几曲主宾家乡乐曲或他（她）所喜欢的曲子。
一般说来，宴会可用圆桌，也可用长桌或方桌，一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。冷菜会的菜台用长方桌；而酒会一般摆设小圆桌或茶几。宴会休息厅通常放小菜几或小圆桌。
7.餐具的摆放
根据宴请人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。餐具上的一切用品均要清洁卫生，桌布、餐巾都应浆洗洁白熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟，在宴用之前应洗净擦亮。
中餐具的摆放。中餐用筷子、盘、碗匙、小碟等。小杯放在菜盘上方。右上方放酒杯，酒杯数与所上酒的品种相同。餐巾叠成花插在水杯中，或平放于菜盘上。我国宴请外国宾客，除筷子外，还摆上刀叉。酱油、醋、辣油等佐料，通常一桌数份。公筷、公勺应备有筷、勺座，其中一套放于主人面前。餐桌上应备有烟灰缸、牙签。
西餐具的摆放。西餐具有刀、叉、匙、盘、杯等。刀分食用刀、鱼刀、肉刀、奶油刀、水果刀，叉分食用叉、鱼叉、龙虾叉，匙有汤匙、茶匙等，杯有茶杯、咖啡杯、水杯、酒杯等。会上有几道酒，就配有几种酒杯。公用刀叉规模一般大于食用刀叉。西餐具的摆法是：正面放食盘（汤盘），左手放叉右手放刀，面包奶油盘在左上方。吃西餐时应右手持刀，左手握叉。先用刀将食物切成小块，再用叉送入嘴里。正餐中刀叉的数目与上菜的道数相等，并按上菜顺序由外至内排列，刀口向内。取用刀、叉时，亦应按照由外而内顺序，吃一道菜，换一套刀叉。撤盘时，一并撤去使用过的刀叉。
