一、国际学术会议行政管理
1．在我校举办国际学术会议，有利于提高我校在国内外的学术地位和国际竞争力，促进学科与专业发展，扩大国际学术交流与合作，因此学校支持具备条件的单位积极发起、主办或承办国际学术会议。
2．学校外事处是学校内的申报国际学术会议的归口管理单位，具体负责受理会议的申报和代表学校办理邀请外国代表来华的有关手续。
3．主办会议——主办单位一般应提前一年向外事处提交申请表，由外事处报上级主管部门审批。举办单位收到批件后，即可进行会议的相关筹备工作。
4．承办会议——承办单位应提交主办单位的会议批文和委托函。
5．会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会，会议的学术负责人和委员会成员应有相应的学术地位和组织能力，保证能承担会议的学术活动和具体会务工作。
6．会议期间的用房、用车及国内外代表的联系、接送、住宿、用餐等事项，由主办或承办单位具体负责落实。
7．会议经费由主办单位通过收注册费和其他渠道争取资助或赞助加以解决，原则上自负盈亏。
8．少数级别高、规模大的国际会议，若希望学校或省市等上级领导出席的，可在会议召开前一个月向外事处书面提出，经校领导批准同意后，由外事处拟文上报市委、省教委、省外办等上级部门，落实出席会议的领导。
9．对于人数多、旅游路线规范的与会外宾的会后旅游，可委托外事处组织安排全部活动。若会后旅游人数少、旅游线路分散，外事处可协助主办单位联系委托接待单位。
10．由我校主办或承办的国际学术会议原则上在校内召开，以便充分展示我校的实力，扩大我校的对外影响。
11．会议的主要文字材料、总结、统计表、重要照片、论文集、到会国内外代表名单等，应在会议结束后一个月内，由主办单位交外事处，经整理后交学校档案馆归档。总结提纲及统计表可从外事网页下载。
二、会议申报程序
1．由会议学术负责人填写“绍兴文理学院举办国际学术会议申报表”（可从外事处网页下载），经所在二级学院领导签字和加盖学院公章，至少提前一年交外事处。涉及敏感问题的会议还需加附拟参会人员名单。
2．会议申请表由外事处主管领导审核后，根据会议议题、宗旨、规模及是否涉及敏感问题等实际情况，组织科研处、宣传部、校办等相关职能部门会签后，直接报主管校长及上级主管部门审批。
3．会议审批时间：学校审批——两周，上级审批——2-3个月。
三、参会国外、境外代表邀请
1．一般参会人员的邀请
（1）由会议主办单位填写“邀请外国代表一览表”（可从外事处网页下载），由所在二级学院负责人审签和盖院章后，交外事处上报办理。
（2）审批时间：30天。
（3）由外事处协调有关部门将相关签证材料邮寄给受邀请代表，对方持签证材料到中国驻所在国的使领馆办理入境签证手续。
2．台湾人士参会
（1）由会议主办单位填写“台湾参会人员一览表”（可从外事处网页下载），经所在二级学院领导审签和盖院章后，交外事处，由外事处报省市台办审批。
（2） 得到批准后，会议主办单位正式向对方发邀请，对方持台胞证办理入境手续。
（3） 未经批准或正在审批中，主办单位不得擅自向对方发邀请信。
3．港澳人士参会
由主办单位发邀请，对方持回乡证办理入境手续。
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